Importancia de los Sistema de Información

Cuando muchas personas se preguntan por qué estudiar sobre los sistemas de información, es lo mismo que preguntar por qué debería estudiar alguien contabilidad, finanzas, gestión de operaciones, marketing, administración de recursos humanos o cualquier otra función empresarial importante. Muchas empresas y organizaciones tienen éxitos en sus objetivos por la implantación y uso de los Sistemas de Información. De esta forma, constituyen un campo esencial de estudio en administración y gerencia de empresas.

Es por esta razón, que todos los profesionales en el área de Administración de Empresas deberían o más bien deben tomar un curso de sistemas de información. Por otro lado es importante tener una comprensión básica de los sistemas de información para entender cualquier otra área funcional en la empresa, por eso es importante tener una cultura informática en nuestras organizaciones que permitan y den las condiciones necesarias para que los sistemas de información logren los objetivos citados anteriormente.

Muchas veces las organizaciones no han entrado en la etapa de cambio hacía la era de la información sin saber que es un riesgo muy grande de fracaso debido a las amenazas del mercado y su incapacidad de competir, por ejemplo, las T.I. que se basan en Internet se están convirtiendo rápidamente en un ingrediente necesario par el éxito empresarial en el entorno global y dinámico.

Por lo tanto, la administración apropiada de los sistemas de información es un desafío importante para los gerentes. Así la función de los Sistemas de Información representa:

Un área funcional principal dentro de la empresa, que es tan importante para el éxito empresarial como las funciones de contabilidad, finanzas, administración de operaciones, marketing, y administración de recursos humanos.

Una colaboración importante para la eficiencia operacional, la productividad y la moral del empleado, y el servicio y satisfacción del cliente.

Una fuente importante de información y respaldo importante para la toma de decisiones efectivas por parte de los gerentes.

Un ingrediente importante para el desarrollo de productos y servicios competitivos que den a las organizaciones una ventaja estratégica en el mercado.

Una oportunidad profesional esencial, dinámica y retadora para millones de hombres y mujeres.

Elementos según la naturaleza

Estos elementos son de naturaleza diversa y normalmente incluyen:

El equipo computacional: Es decir el hardware necesario para que el sistema de información pueda operar. Lo constituyen las computadoras y el equipo periférico que puede conectarse a ellas.

El recurso humano que interactúa con el Sistema de Información, el cual está formado por las personas que utilizan el sistema.

Los datos o información fuente que son introducidos en el sistema, son todas las entradas que necesita el sistema de información para generar como resultado la información que se desea.

Los programas que son procesados y producen diferentes tipos de resultados, son la parte del software del sistema de información que hará que los datos de entrada introducidos sean procesados correctamente y generen los resultados que se esperan.

Para cumplir sus propósitos, los sistemas interactúan con su medio ambiente, reciben entradas y producen salidas, son sistemas abiertos, en contraste con los que no interactúan con sus alrededores y que se conocen como sistemas cerrados. Todos los sistemas activos son abiertos, por lo que los sistemas cerrados solo existen en forma conceptual.

Existe un elemento de control que se relaciona con la diferencia entre los sistemas abiertos o cerrados. Los sistemas trabajan mejor cuando operan dentro de niveles tolerables de rendimiento llamados estándares, cuando un sistema actúa sin respetar los estándares permitidos, el resultado puede ser negativo, incluso puede ser fatal ya que el sistema puede colapsar.

Los sistemas que actúan dentro de los estándares permitidos y pueden ajustar sus actividades a niveles aceptables continúan en funcionamiento, los que no pueden hacerlo, se detienen y se convierten en sistemas cerrados que dejan de existir.

Los sistemas se dividen a su vez en elementos que se relacionan e interactúan entre si: para realizar su funcionamiento, tenemos los siguientes elementos:

Proceso.- es la aplicación de los elementos de un sistema con el fin de obtener un resultado específico.

Método. - es el camino que se sigue para llegar a un fin. El modo de hacer algo ordenadamente para alcanzar un objetivo.

Procedimiento.- es la secuencia de pasos a seguir para resolver un problema dado.

Técnica.- es la pericia o habilidad que las personas tienen y aplican para desarrollar un sistema.

Actividad. - son las operaciones o tareas que las personas o entidades realizan para lograr objetivos.

Tarea.- trabajo que debe realizarse en un determinado lapso de tiempo por uno o más recursos.

La información en las empresas se ha convertido en un elemento vital para su funcionamiento y supervivencia, se lo considera como el sistema nervioso que le da vida, el grado de calidad de la información que una empresa maneja es el factor que determina su éxito o fracaso. Una empresa depende de una o más unidades abstractas llamados sistemas de información, por medio de los cuales, los datos pasan de una persona a otra o de un departamento a otro y puede realizarse cualquier actividad, desde comunicaciones entre oficinas hasta un sistema automatizado que genere informes periódicos como balances, estados de resultados, proyecciones, nóminas, análisis de ventas, etc. Ellos son el lazo que mantienen unidos a diferentes componentes en forma total, que trabajan de manera efectiva hacia el mismo objetivo.

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Definido por Gordon (1987)

Un sistema de información es un conjunto de elementos o componentes que interactúan entre sí con el fin alcanzar algún objetivo y de apoyar a las actividades de una empresa o negocio. Los sistemas son, de hecho, todo lo que rodea al ser humano; por ejemplo, el ser humano utiliza un sistema o lenguaje, que le permite comunicarse con los demás; el sistema de transporte colectivo, el sistema telefónico, el sistema algebraico, el sistema educativo, etc.

Los sistemas están integrados por elementos, y cada uno de ellos tiene un objetivo a realizar, de tal manera que se puede resumir; que un sistema establece mecanismos para regular la interacción de los diversos elementos que lo integran.

Según Gordon (1987) Define:

Un sistema integrado usuario-máquina, el cual implica que algunas tareas son mejor realizadas por el hombre, mientras que otras son muy bien hechas por la máquina, para prever información que apoye a las operaciones, la administración y las funciones de toma decisiones en una empresa (Pág. 25)

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Los sistemas de información de manufactura

Podría decirse que los Sistemas Integrados de Manufactura se componen de: los sistemas de información de manufactura y los sistemas físicos de producción y en ambos casos se usa la computadora como elemento imprescindible.

Los dos componentes de los Sistemas Integrados de Manufactura no son independientes, por el contrario están ligados y necesitan trabajar paralelamente, trasmitirse información para que ambos puedan tomar decisiones; la información que generan los sistemas de producción físicos y los sistemas de informaciones retransmitida a cada uno de los departamentos de la compañía para que sea utilizada en el momento y en el lugar necesario en todas las actividades diarias de la empresa.

MRP (Material Requeriments Plannig)

Planeación de requerimiento de materiales: La MRP es una filosofía que mira hacia el futuro e identifica las necesidades de material, la cantidad y las fechas en las que se requieren. La MRP es una metodología ideada a principios de la década de los 60`s por Josep Orlicky de la J.I Compani, la cual fue utilizada inicialmente de manera manual, pero a medida que avanzó el desarrollo de las computadoras, se idearon paquetes de softwares para el manejo de las necesidades de materiales utilizando la metodología inicial de la MRP.

El objetivo principal de estos sistemas es controlar el proceso de producción en empresas cuya actividad se desarrolla en un entorno de fabricación. La producción en este entorno supone un proceso complejo, con múltiples etapas intermedias, en las que tienen lugar procesos industriales que transforman los materiales empleados, se realizan montajes de componentes para obtener unidades de nivel superior que a su vez pueden ser componentes de otras, hasta la terminación del producto final, listo para ser entregado a los clientes externos. La complejidad de este proceso es variable, dependiendo del tipo de productos que se fabriquen.

MRP I

El MRP I o Planificación de necesidades de Materiales, es un sistema de planificación de la producción y de gestión de stocks que responde a las preguntas:

¿QUÉ?

¿CUÁNTO?

¿CUÁNDO?

Se debe fabricar y/o aprovisionar.

El Objetivo del MRP (al MRP I le llama también simplemente MRP) es brindar un enfoque mas efectivo, sensible y disciplinado a determinar los requerimientos de materiales de la empresa.

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